En el mundo empresarial actual, cuidar y motivar a los empleados se ha convertido en una prioridad para las organizaciones. Una opción cada vez más popular y beneficiosa es la implementación de vales de despensa. Estos vales no solo brindan a los empleados la oportunidad de acceder fácilmente a alimentos y productos básicos, sino que también aumentan su capacidad adquisitiva.
En este artículo, encontrarás toda la información necesaria sobre los vales de despensa: desde su funcionamiento y ventajas tanto para tu empresa como para tus empleados, hasta los detalles clave para comprender su cálculo, límite legal y deducción correspondiente.
¿Qué son los vales de despensa en México?
Los vales de despensa son una de las prestaciones laborales que va más allá de lo establecido por la ley y forma parte de la previsión social. Consisten en bonos físicos o tarjetas de vales de despensa que ayudan a compensar los impuestos descontados de la nómina de los empleados, brindándoles un ingreso adicional.
Este beneficio tiene como objetivo mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, al proporcionarles fondos libres de impuestos para la compra de alimentos, medicamentos y productos básicos. Estos vales se pueden canjear en una amplia red de establecimientos y tiendas en línea afiliadas.
¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre los vales de despensa?
La Ley Federal del Trabajo (LFT) determina las bases y lineamientos para la implementación de la previsión social. La previsión social se refiere a las acciones o beneficios proporcionados de manera regular por una empresa a todos sus empleados para mejorar su calidad de vida, como lo son los vales de despensa.
Fiscalmente, estas prestaciones pueden ser deducibles de impuestos desde un 47 hasta 53% para las empresas. Sin embargo, de acuerdo con la Ley de Impuestos Sobre la Renta (LISR), para que los vales sean deducibles es necesario que se otorguen en tarjetas de monederos electrónicos.
Es por ello que, el uso de vales de despensa físicos es cada vez menos común. A comparación de los cupones físicos, las tarjetas de vales de despensa tienen la ventaja de brindar una mayor comodidad y facilidad de uso. Además, permiten tener un mejor control y seguimiento de los gastos para su deducibilidad.
¿Cuál es la normativa de los vales de despensa?
Es importante que conozcas las leyes y regulaciones mexicanas que afectan el uso de vales de despensa. Algunas de las principales son:
- Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores: Esta ley establece las reglas para los vales de despensa, como la prohibición de entregarlos en efectivo y la necesidad de utilizar proveedores registrados.
- Ley de Seguro Social: Según esta ley, los montos destinados a vales de despensa son exentos de impuestos, siempre y cuando no excedan el 40% del valor de la UMA.
- Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR): Esta ley permite que los vales de despensa sean deducibles de impuestos para las empresas, considerándolos como parte de la previsión social.
Estas leyes son fundamentales para que tu empresa comprenda cómo funcionan los vales de despensa en México, así como los requisitos y limitaciones tanto para tu organización como para tus empleados en relación con este beneficio y su deducción. A la par que les permite conocer las implicaciones de entregar despensa en efectivo.
¿Qué puedes y no puedes comprar con los vales de despensa?
En general, los vales de despensa pueden usarse para comprar una amplia gama de productos básicos y algunos otros artículos relacionados con la alimentación y la higiene personal. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada empresa emisora de vales de despensa puede establecer sus propias restricciones sobre lo que se puede comprar con ellos.
Lo que puedes comprar
Esta es una de las pregunta más comunes que se hacen muchos usuarios cuando reciben su primer vale de despensa. Algunas empresas tienen una lista de productos permitidos para su compra. Sin embargo, se establece que el monedero puede ser utilizado para adquirir los siguientes artículos:
- Productos de alimentación básicos
- Medicamentos
- Artículos de higiene personal
- Ropa y calzados
- Anteojos o lentes de contacto
Es importante tener en cuenta que los productos que se pueden comprar con la tarjeta deben ser confirmados por el establecimiento y de acuerdo con el vale de despensa.
Aunque los artículos mencionados en la lista están en muchos establecimientos, puede haber excepciones. Por lo tanto, es necesario verificar la lista de productos permitidos para su compra con las tarjetas de despensa según el establecimiento.
Además, la cantidad de productos que se pueden adquirir con un vale de despensa es amplia. Esto se debe a la cantidad de afiliados que cada tarjeta tiene, lo que significa que si un establecimiento no tiene o no acepta la compra de un determinado producto, el empleado puede fácilmente dirigirse a otro lugar.
Lo que no puedes comprar
Es importante aclarar que las tarjetas de despensa están diseñadas para cubrir principalmente productos y artículos de primera necesidad. Sin embargo, surge la duda de qué no se puede comprar con estas tarjetas.
En este sentido, hay ciertos artículos que no son permitidos adquirir mediante la tarjeta de vale de despensa. Estos incluyen:
- Bebidas alcohólicas
- Tabaco
- Pagos de servicios como luz, telefonía e internet
- No está permitido cambiar el saldo por efectivo, crédito o débito
Es fundamental destacar que las tarjetas solo pueden ser utilizadas para la compra de productos básicos de primera necesidad. Esto se debe a la intención de brindar esta ayuda para mejorar el bienestar social de los trabajadores mexicanos.
Estos monederos se otorgan con el objetivo de elevar el poder adquisitivo de los trabajadores tanto del sector público como privado. De esta manera, el empleado promedio podrá adquirir ropa, alimentos, productos de higiene y contar con recursos para satisfacer otras necesidades.
¿Cuáles son los beneficios de los vales de despensa?
Los vales de despensa, al formar parte de la previsión social, conllevan una serie de ventajas que influyen de manera positiva en diversos aspectos tanto para la empresa como para sus empleados. A continuación, recopilamos algunos de los principales beneficios de entregar vales de despensa al ofrecer estas prestaciones.
Beneficios de la empresa
Un informe de Runa reveló que el 40% de las empresas incluye vales de despensa en su paquete de compensación, lo que las convierte en una de las prestaciones más populares en el entorno laboral. Esto se debe a varias razones, entre las que incluyen:
- Ahorros fiscales: El costo total de los vales puede ser deducible desde un 47% a un 53% en la declaración anual de impuestos.
- Retención de empleados: Al otorgar vales de despensa como beneficio adicional, las empresas pueden atraer y retener a los mejores talentos.
- Aumento de la rentabilidad: Una mejor experiencia laboral se traduce en una mayor productividad y compromiso, lo que contribuye al aumento de la rentabilidad.
- Mejora de la imagen de empleador: Al mostrar interés en el bienestar de los empleados, la empresa se posiciona como responsable y como buen lugar para trabajar.
Beneficios para los empleados
Según una encuesta realizada en Runa, el 87% de los participantes coinciden en que los vales de despensa son una prestación muy apreciada. Estos vales influyen en su decisión de quedarse en una empresa o elegir un puesto de trabajo.
Algunos de los motivos que impactan esta decisión son:
- Aumento del poder adquisitivo: Reciben un monto libre de impuestos que les ayuda a complementar las retenciones sobre su sueldo bruto.
- Mejora de calidad de vida: Al liberar parte de su salario, los empleados pueden adquirir diversidad de productos y satisfacer sus necesidades personales.
- Motivación y satisfacción laboral: Son una herramienta para valorar y reconocer el trabajo de los empleados, aumentando su sentido de propósito en su trabajo a través de la motivación laboral y el incremento de su satisfacción laboral.
- Fortalecimiento de la cultura empresarial: Se fomenta una cultura organizacional de apreciación y cuidado hacia el personal.
¿Puedes deducir los vales de despensa?
En México, la deducción de nómina de vales de despensa está regulada por la LISR. Según el artículo 27, fracción XI de esta ley, los vales pueden ser considerados como parte de la previsión social y, por lo tanto, son deducibles en la declaración anual.
En cuanto al porcentaje de deducción, el artículo 28, fracción XXX establece que este varía entre el 46% y el 53% a nivel nacional. Este porcentaje indica hasta qué punto las empresas pueden deducir los vales de despensa. Si el porcentaje es del 46%, significa que es el primer año en el que se otorgan los vales de despensa o si la cantidad distribuida se mantiene igual al año anterior.
Por ejemplo, si proporcionaste $1,000 al mes en vales de despensa por empleado, o un total de $12,000, correspondería:
Deducción de Impuestos = Monto de Vales x Tasa de Deducción
- Deducción de impuestos = $12,000 x 47% = $6,360 por empleado.
En el caso de que hayas aumentado el monto que aportas a $1,500 por empleado al mes, en la siguiente declaración podrás hacer su deducción con la tasa del 53%, que sería:
- Deducción de impuestos = $18,000 x 53% = $9,540 por empleado.
En tu declaración de ISR de 2023, podrás deducir $9,540 de impuestos por los vales de despensa que entregaste a un empleado. Si no se reduce la prestación, la deducción puede mantenerse en un 53%; de lo contrario, se reducirá al 47%.
¿Cuál es el tope en los vales de despensa?
La cantidad que podrás deducir de los vales de despensa dependerá de cómo los manejes, ya sea a través del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) o el Impuesto Sobre la Renta (ISR) para su cálculo. En el caso del año 2023, los topes deducibles para cada modalidad son los siguientes:
- Cálculo por IMSS: $1,244.88 pesos mensuales.
- Cálculo por ISR: $3,155.42 pesos mensuales.
Te explicamos cómo se realiza el cálculo en cada caso.
Tope de vales en IMSS o UMA
La abreviatura de Unidad de Medida y Actualización (UMA) se utiliza en México como referencia económica para calcular beneficios, impuestos y obligaciones empresariales.
El cálculo de los vales de despensa bajo este esquema se basa en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social. Según esta disposición, los pagos adicionales deben excluirse del Salario Base de Cotización (SBC) siempre que se cumpla una condición.
Dicha condición establece que la suma total no debe superar el 40% de una UMA vigente, por lo que resultaría:
- El 40% de 103.74 = $41.49 MXN diarios, lo que equivale a $1,244.88 pesos mensuales.
Tope de vales en Impuesto Sobre la Renta (ISR)
La forma de calcular los vales de despensa bajo este esquema se basa en lo establecido en el artículo 93, penúltimo párrafo de la Ley del ISR. Según esta regulación, los pagos de vales de despensa serán considerados ingresos exentos para el empleado si se cumplen ciertas condiciones:
- Si la suma de los ingresos (sueldo y prestaciones) más el conjunto de previsión social, incluyendo los vales de despensa, no supera los 7 UMAS al año, es decir, $265,055.70, la previsión social estará completamente exenta de impuestos.
- En caso de que la suma de ingresos supere los 7 UMAS, la previsión social estará exenta solo hasta 1 UMA, es decir, $37,865.10 al año.
Tomando como ejemplo el segundo caso, para que los vales de despensa sean exentos para el empleado, el monto máximo a pagar mensualmente sería de $3,155.42, es decir, $37,865.10 dividido entre 12 meses.
Por lo tanto, la cantidad que podrás deducir de los vales de despensa dependerá de si los manejas bajo el esquema del IMSS o el ISR. Es importante destacar que es posible obtener una mayor deducción a través del ISR.
Te recomendamos asegurarte de registrar esta prestación de manera adecuada en tu contabilidad y en las nóminas, para que esté exenta del salario base de cotización. Esto te permitirá aprovechar al máximo los beneficios fiscales relacionados con los vales de despensa.
¿Qué necesita una empresa para dar vales de despensa?
Para garantizar un correcto manejo y cumplimiento de los vales de despensa, es importante tener en cuenta lo siguiente:
Proveedor de vales
- Contrato con un proveedor autorizado de monederos electrónicos de vales de despensa.
- Recibir facturas electrónicas del proveedor de vales para efectos contables.
Registros empresariales
- Mantener registros empresariales actualizados.
- Estar registrado en el Régimen Federal de los Trabajadores.
- No tener deudas fiscales pendientes.
- Permitir las auditorías del SAT cuando sea necesario.
- Mantener un registro completo de la contabilidad de la empresa.
- Contar con un sistema informático seguro para proteger la información.
Acuerdo con empleados
- Destinar un presupuesto específico para los vales de despensa.
- Tener un plan por escrito que detalle el monto y la forma de pago de los trabajadores.
- Otorgar esta prestación laboral de manera igualitaria a todos los colaboradores.
- Comunicar claramente los usos y restricciones de compra en los vales de despensa.
Cumplir con estos puntos ayudará a asegurar una gestión eficiente y transparente de los vales de despensa en tu empresa.
¿Quién vende los vales de despensa?
Existen un gran diversidad de entes emisores de vales de despensa, a continuación te explicamos sobre ellos:
¿Quién está autorizado a vender vales de despensa?
Puedes contratar vales de despensa a través de empresas autorizadas que ofrecen productos en forma de tarjetas electrónicas o bonos físicos.
Las empresas que ofrecen vales de despensa deben estar autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para emitir la tarjeta de monedero electrónico. En México, hay más de 40 proveedores de estos beneficios. Puedes confirmar si un proveedor está autorizado consultando la página web del gobierno.
Algunos de los proveedores de vales más populares en el mercado, incluyen:
Sin embargo, cada proveedor ofrece ciertas características que es importante evaluar en detalle para tomar una decisión acertada.
¿Cómo evaluar a un buen proveedor autorizado de vales de despensa?
Para evaluar al mejor proveedor autorizado de vales de despensa en México, es importante tomar en cuenta diferentes aspectos. Aquí te presento algunas pautas que puedes seguir:
Verifica la autorización:
Consulta el padrón de emisores de monederos electrónicos de vales de despensa autorizados por el SAT en México. Este padrón te permitirá identificar a las personas morales autorizadas para emitir estos vales de despensa electrónicos. Puedes acceder a esta información en el sitio web oficial del SAT.
Reputación y experiencia:
Investiga la reputación y la trayectoria del proveedor. Busca reseñas, testimonios de clientes y referencias de otras empresas que hayan utilizado sus servicios. Asegúrate de que el proveedor tenga una sólida experiencia en la emisión y administración de vales de despensa.
Red de uso:
Es importante evaluar la red de uso donde se pueden utilizar los vales de despensa. Algunos proveedores de vales solo tienen la red de carnet, mientras que otros que se han actualizado a Visa y Mastercard básicamente permiten el uso en cualquier lugar que acepte esas tarjetas. También asegúrese de confirmar si las tarjetas se pueden usar en línea y en persona, ya que algunas solo lo permiten en persona.
Personalización:
Evalúa la variedad de opciones que ofrece el proveedor en términos de tipos de vales, funcionalidades y opciones de personalización. Es importante que el proveedor pueda adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa y ofrecer soluciones flexibles.
Tecnología y seguridad:
Verifica que el proveedor utilice tecnología confiable y segura para la emisión y gestión de los vales de despensa. La seguridad de los datos y la protección contra fraudes son aspectos fundamentales a considerar.
Servicio al cliente:
Evalúa la calidad del servicio al cliente que ofrece el proveedor. Busca un proveedor que brinde un soporte eficiente y se preocupe por resolver cualquier problema o duda que puedas tener.
Costos y condiciones:
Compara los costos y las condiciones de los servicios ofrecidos por diferentes proveedores. Ten en cuenta aspectos como tarifas, comisiones, tiempos de entrega y requisitos mínimos.
Al considerar estos aspectos, podrás tomar una decisión informada y seleccionar al proveedor de vales de despensa que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa.
¿Solo hay vales de despensa, o hay otros tipos de vales?
En México, existen distintos tipos de vales diseñados para situaciones específicas, asegurando que los fondos en las tarjetas se utilicen exclusivamente para adquirir los productos o servicios para los cuales fueron destinados.
Es importante considerar las necesidades, hábitos y actividades laborales de los trabajadores al elegir el tipo de vale a ofrecer. Algunos ejemplos son:
- Vales de despensa: Fondos destinados a la compra de productos básicos como alimentos, medicamentos y artículos diversos. Son versátiles y adecuados para cualquier empleado.
- Vales de gasolina: Fondos destinados al suministro de combustible, generalmente ofrecidos a empleados que requieren desplazarse y cuentan con vehículo propio.
- Vales de comida: A diferencia de los vales de despensa, estos brindan fondos para ser utilizados en restaurantes y comedores.
- Vales de uniforme: Facilitan la adquisición del uniforme por parte de los empleados sin que represente un gasto para ellos, además de facilitar el control de gastos por parte de la empresa.
- Vales de viaje: Cubren gastos específicos para viajes de negocios, como boletos, hospedaje y transporte, siendo un concepto diferente a los viáticos.
- Vales de trabajo remoto: Proporcionan fondos para cubrir gastos relacionados con la compra de equipos tecnológicos, mobiliario y servicios para empleados que trabajan de home office.
- Vales flexibles: Permiten a los empleados utilizar los fondos en función de su estilo de vida, ya sea en bienestar, viajes, gasolina, entre otros.
Estos son solo algunos ejemplos de los vales que se pueden ofrecer, y cada empresa puede adaptarlos según sus necesidades y políticas internas.
Consideraciones finales
Cuidar a los empleados en la actualidad es esencial, ya que representan el activo más valioso de cualquier empresa. Al ofrecer beneficios como los vales de despensa, no solo contribuyes a la felicidad de tus empleados, sino que también obtienes ventajas fiscales significativas, como la posibilidad de deducir estos gastos.
En Runa, entendemos la importancia de premiar a tu equipo, por eso te ofrecemos nuestros vales de despensa. Estos vales les brindan acceso a una amplia red de comercios donde podrán adquirir una gran variedad de productos a precios altamente competitivos.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo el brindar vales de despensa puede mejorar la cultura organizacional y el desempeño en la organización?
Los vales de despensa, cuando se implementan de manera estratégica y reflexiva, pueden convertirse en una poderosa herramienta para transformar positivamente la cultura organizacional y el desempeño de una empresa.
Más allá de su función básica de cubrir una necesidad esencial como la alimentación, los vales de despensa pueden generar un impacto profundo en diversos aspectos de la vida laboral, desde la satisfacción individual hasta la productividad colectiva.
¿Se pueden presentar quejas a la CONDUSEF en caso de aclaraciones sobre los vales de despensa?
La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) no es la entidad competente para atender quejas relacionadas con vales de despensa. En caso de querer presentar una queja se debe acudir con:
- STPS: La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es la autoridad encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones laborales, incluyendo las relacionadas con los vales de despensa.
- Profedet: La Procuraduría Federal de la Defensa del Trabajo (Profedet) es un organismo público descentralizado de la STPS que brinda asesoría y representación jurídica gratuita a los trabajadores en caso de conflictos laborales.
¿Los vales de despensa se pueden ocupar durante los períodos de vacaciones?
Sí, los vales de despensa son una prestación que no tiene restricciones de uso en cuanto a los períodos de vacaciones. Los trabajadores pueden utilizarlos en cualquier momento del año, incluyendo durante sus vacaciones. Consulta nuestra tabla de vacaciones para conocer las vacaciones que le corresponden a tus trabajadores.
¿Un sistema Kardex puede apoyar a la distribución de los vales de despensa de los empleados?
Un sistema Kardex puede ser una herramienta valiosa para la distribución eficiente y organizada de los vales de despensa a los empleados. Este tipo de sistema puede apoyar a:
- Centralizar la información de los empleados: El Kardex permite almacenar en un solo lugar datos relevantes de los empleados, como su nombre, número de empleado, fecha de ingreso y departamento.
- Controlar la entrega de vales: El Kardex facilita el registro de la entrega de vales a cada empleado, incluyendo la fecha, la cantidad y el tipo de vales entregados.
- Generar informes y reportes: El sistema Kardex puede generar informes detallados sobre la distribución de vales, permitiendo a la empresa analizar su uso y tomar decisiones informadas.
- Mejorar la eficiencia y seguridad: El uso del Kardex optimiza el proceso de entrega de vales, reduce el riesgo de errores y garantiza un control transparente de la distribución.
¿Las semanas cotizadas se modifican por los vales de despensa?
No, las semanas cotizadas para el Seguro Social no se modifican por el hecho de recibir vales de despensa. El cálculo de las semanas cotizadas se realiza en función del salario base de cotización del trabajador, sin considerar los vales de despensa.
¿Para el cálculo del pago de liquidación o finiquito se pueden incluir los vales de despensa?
En caso de liquidación o finiquito, los vales de despensa pendientes de entrega al trabajador deben incluirse en el cálculo de la indemnización. Para calcular la indemnización por vales de despensa, se consideran estos puntos:
- Se toma el valor nominal de los vales pendientes de entrega.
- Se multiplica este valor por el factor de integración, que se determina de acuerdo al tiempo de servicio del trabajador.
- El resultado se suma al resto de las prestaciones que le corresponden al trabajador por concepto de liquidación o finiquito.
Usa nuestra calculadora liquidación y calculadora finiquito para tus cálculos.
¿Se pueden integrar los vales de despensa a la caja de ahorro o el fondo de ahorro?
Los vales de despensa no se pueden integrar a la caja de ahorro o al fondo de ahorro de los trabajadores. Debido a que los vales de despensa son una prestación en especie, mientras que la caja de ahorro y el fondo de ahorro son prestaciones en dinero.
- La ley establece que las prestaciones en especie no pueden convertirse en prestaciones en dinero.
- La integración de los vales de despensa a la caja de ahorro o al fondo de ahorro implicaría una conversión de una prestación en especie a una en dinero, lo cual no está permitido.
