Derivado de la reforma de subcontratación conllevo a que las personas físicas y morales que ofrecieran servicios especializados deberán exhibir sus contratos ya que la ley del seguro social de acuerdo al artículo 15-A establece que se deberá proporcionar de manera cuatrimestral antes del día 17 del mes de enero, mayo y septiembre la documentación en donde se establezcan los contratos realizados durante estos periodos.
Así que para cumplir con esta reglamentación el Instituto mexicano del seguro social (IMSS) creó un portal el cual lleva como nombre Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE), la cual funciona como herramienta para enterar a la autoridad esta información de manera oportuna.
¿Qué es la ICSOE?
En otras palabras, a través del ICSOE, las empresas que contratan servicios especializados o ejecutan obras especializadas deben informar al IMSS sobre los contratos que celebran con sus proveedores.
¿Quienes están obligados a reportar al ICSOE?
Toda aquella persona física o persona moral que cuente con Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE), es decir que preste servicios especializados u obras especializadas, estas estarán obligadas a presentar los informes cuatrimestrales necesarios en la plataforma del ICSOE.
¿Cuáles son las características del sistema ICSOE?
El Sistema Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializados (ICSOE) presenta diversas características que lo convierten en una herramienta valiosa para el cumplimiento de las obligaciones en materia de subcontratación laboral en México. A continuación, se detallan algunas de sus características principales:
- Aplicativo web, de acceso totalmente en línea en Google Chrome
- Disponibilidad las 24 horas de los 365 días del año
- Interacción amigable
- Permite la carga de trabajadores uno a uno o de forma masiva
- Asignar capturistas para la carga de información
El ICSOE se caracteriza por su accesibilidad, facilidad de uso, funcionalidades completas, seguridad y confiabilidad, y su contribución al cumplimiento legal. Estas características lo convierten en una herramienta fundamental para las empresas que contratan o subcontratan servicios especializados o ejecutan obras especializadas en México.
¿Cuándo se deberá presentar el primer informe?
La fecha límite para presentar el primer informe ante el ICSOE depende del periodo de inicio de vigencia de los contratos de servicios especializados o de ejecución de obra especializada que se reporten. A continuación, se detallan los plazos establecidos:
Aquellos celebrados a partir del 24 de abril de 2021
- Primer informe: El primer informe debía presentarse a más tardar el 17 de septiembre de 2021.
- Informes posteriores: Los informes posteriores se deben presentar de manera cuatrimestral antes del día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre.
Con modificaciones a partir de la entrada en vigor de la reforma laboral de 2021
- Primer informe: El primer informe debía presentarse a más tardar el 17 de septiembre de 2021.
- Informes posteriores: Los informes posteriores se deben presentar de manera cuatrimestral antes del día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre.
Celebrados a partir del 18 de septiembre de 2021
- Primer informe: El primer informe se debe presentar dentro de los 15 días hábiles siguientes a la fecha de inicio de vigencia del contrato.
- Informes posteriores: Los informes posteriores se deben presentar de manera cuatrimestral antes del día 17 de los meses de enero, mayo y septiembre.
¿Qué sucede si no presento está informativa en tiempo y forma?
No presentar la ICSOE en tiempo y forma puede acarrear consecuencias negativas para las empresas, tanto desde el punto de vista legal como económico.
El IMSS está facultado para imponer multas a las empresas que no cumplan con la obligación de presentar la informativa ICSOE en los plazos establecidos. De no cumplir con la presentación, el IMSS, que de acuerdo con la ley que lo rige esta tendrá un valor de 500 a 2000 de la Unidad de Medida de Actualización (UMA), en función del número de trabajadores involucrados y la reincidencia en la falta.
¿Qué pasos se deben seguir para el ingreso?
- Para acceder al sistema, se debe de acceder a www.imss.gob.mx y en el apartado “sitio de interés” elegir el banner ICSOE.
- Desde esta pestaña también podrá consultarse material de apoyo para facilitar el cumplimiento de la obligación.
- Se debe de ingresar con la eFirma del Servicio de Administración Tributaria (SAT) para persona física y moral.
- Se debe realizar la carga de una copia del registro otorgado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) es decir el REPSE
- Después de haberse registrado se le otorgará un usuario y contraseña como contratista, y el sistema enviará un correo electrónico con la liga para realizarlo.
- Adicionalmente se deben de cargar los datos de los trabajadores que prestaron el servicio especializado, de manera manual o a través de una carga masiva.
- Enviar la información, firmandola ingresando nuevamente la e.firma.
Preguntas frecuentes
¿Cómo una carta de recomendación puede apoyar a la ICSOE?
Una carta de recomendación puede ser una herramienta útil para apoyar la implementación y aceptación de la ICSOE en una empresa. Ya que puede ayudar al:
- Generar confianza: Una carta de recomendación de una fuente confiable, como un experto o una empresa que haya implementado la ICSOE con éxito, puede generar confianza entre los empleados y stakeholders sobre los beneficios de la herramienta.
- Respaldo a la implementación: La carta puede brindar ejemplos concretos de cómo la ICSOE ha mejorado la gestión de contratos, el cumplimiento legal y la transparencia en otras organizaciones.
- Facilitar la aceptación: La experiencia positiva de otras empresas puede ayudar a reducir la resistencia al cambio y facilitar la aceptación de la ICSOE entre los empleados.
¿Al presentar la ICSOE se puede generar una modificación en la cultura organizacional o el desempeño?
Presentar la ICSOE puede generar cambios positivos en la cultura organizacional y el desempeño de una empresa al:
- Fomentar la transparencia y la rendición de cuentas: La ICSOE exige a las empresas reportar información detallada sobre sus contratos de servicios y obras especializadas, lo que promueve la transparencia interna y ante las autoridades.
- Mejorar la gestión de riesgos: Un sistema de gestión de contratos eficiente, como el que facilita la ICSOE, ayuda a identificar y mitigar riesgos legales, operativos y financieros asociados a la subcontratación.
- Optimizar procesos: La ICSOE puede impulsar la estandarización y automatización de procesos relacionados con la gestión de contratos, aumentando la eficiencia y liberando tiempo para actividades más estratégicas.
- Fortalecer el cumplimiento legal: El cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ICSOE ayuda a las empresas a evitar sanciones legales y multas, protegiendo su reputación y su posición en el mercado.
¿Qué relación tiene la ICSOE con el área de recursos humanos?
El área de recursos humanos juega un papel crucial en la implementación y gestión de la ICSOE, ya que involucra aspectos como:
- Comunicación y capacitación: Recursos humanos debe comunicar de manera efectiva a los empleados los objetivos, beneficios y responsabilidades relacionados con la ICSOE. También debe brindar capacitación para que los empleados puedan utilizar la herramienta de manera eficiente.
- Recolección y validación de datos: Recursos humanos puede colaborar en la recolección y validación de la información requerida para la ICSOE. Asegurando la precisión y confiabilidad de los datos.
- Gestión de contratos: Recursos humanos puede participar en la gestión de contratos de servicios y obras especializadas, garantizando que se cumplan los requisitos establecidos en la ICSOE.
- Monitoreo y seguimiento: Recursos humanos puede monitorear el cumplimiento de las obligaciones de la ICSOE y realizar un seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con la gestión de contratos.
¿El derecho laboral hace mención sobre la ICSOE?
El derecho laboral en México no menciona explícitamente la ICSOE. Sin embargo, la herramienta está alineada con diversos principios y disposiciones legales relacionados con la subcontratación, la formalización del empleo y la protección de los derechos de los trabajadores.
¿De qué manera la ICSOE se relaciona con el pago de la PTU?
La ICSOE no tiene una relación directa con el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU). La PTU es un derecho laboral establecido en la Ley Federal del Trabajo (LFT) y en las normas del IMSS. Su cálculo y pago se basan en las utilidades generadas por la empresa y en los días trabajados por cada empleado durante el año fiscal.
Sin embargo, la información registrada en la ICSOE puede ser útil para verificar el número de trabajadores y los días trabajados durante el año. Estos datos son relevantes para el cálculo de la PTU.
¿La NOM 035 o NOM 037 hacen mención acerca de presentar la ICSOE?
Las NOM 035 (Factores de riesgo psicosocial en el trabajo) y NOM 037 (Instalaciones y Condiciones Ambientales de Trabajo) no hacen mención específica a la ICSOE. Estas normas establecen los requisitos de seguridad e higiene que deben cumplir los centros de trabajo. No se relacionan directamente con la gestión de contratos de servicios u obras especializadas.
Es importante destacar que existen otras normas y disposiciones legales que sí pueden estar relacionadas con la ICSOE, como la LFT, la Ley del Seguro Social y las normas del IMSS.
¿Cómo se relaciona el FONACOT con la ICSOE?
El Fondo Nacional para el Trabajo (FONACOT) no tiene una relación directa con la ICSOE. El FONACOT es un organismo público que otorga créditos a los trabajadores para diversos fines, como la adquisición de vivienda, educación y capacitación.
La ICSOE, por otro lado, es una herramienta de gestión de contratos que no está relacionada con el otorgamiento de créditos. Sin embargo, ambas herramientas pueden ser relevantes para las empresas y los trabajadores en el contexto laboral.
