Cuando escuchamos la palabra impuestos o Servicio de Administración Tributaria (SAT), es común, que nos venga a la cabeza un pensamiento desagradable, porque sabemos que seguro van a sacar nuevos mecanismos y esquemas de impuestos que no son nada claros en un principio y que implican costos en las tesorerías de las empresas.
¿Qué es el CFDI?
CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet, también se le conoce como factura electrónica. Este comprobante es digital y debe cumplir con los requisitos establecidos en el art 29-A del Código Fiscal de la Federación (CFF) para que sea un comprobante válido. Debido a que esta factura es digital y no recursos impresa, ésta es generada por una herramienta electrónica y transferida por vía Internet que es un medio electrónico. De ahí surge el término factura electrónica.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) desarrolló la aplicación electrónica “Servicio de Generación de Factura Electrónica CFDI” para generar los CFDIs. Al introducir la información fiscal solicitada en esta aplicación, para generar un CFDI, se crean dos archivos electrónicos, uno en formato .PDF y otro en formato .XML (código ilegible). El archivo en formato .PDF, contiene toda la información requerida por la autoridad fiscal para ser una factura válida, así como los datos fiscales importantes para el contribuyente de ese periodo.
Por el contrario, el archivo .XML es un código ilegible para nosotros, pero es legible para todos los sistemas informáticos del SAT. En este archivo se encuentra toda la información fiscal correspondiente al CFDI, emisor, receptor, en fin, ¡Todo lo necesario para que SAT tenga un mayor control sobre información fiscal de los contribuyentes!
¿Para qué sirve el CFDI?
El CFDI funge como un requisito fiscal en México que sirve para registrar todas las operaciones comerciales y contabilizar los ingresos y egresos de una persona moral o persona física con actividad empresarial. Dentro de sus funciones principales se encuentran:
- Comprobante de transacciones: El CFDI sirve como evidencia de una compra o venta de bienes o servicios, dado que es como un recibo digital que certifica que una operación comercial se llevó a cabo.
- Base para la declaración de impuestos: Los datos contenidos en el CFDI se utilizan para calcular y declarar los impuestos correspondientes, como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Sobre Renta (ISR). Al contar con los CFDI, las empresas pueden conciliar sus registros contables con la información fiscal reportada al SAT, asegurando la precisión de sus declaraciones.
- Control de gastos: Permite a las empresas llevar un control detallado de sus gastos e ingresos, facilitando la contabilidad. Ya que permiten categorizar los gastos por tipo, lo que ayuda a identificar áreas de oportunidad para reducir costos y optimizar los recursos.
- Combate a la evasión fiscal: Al ser documentos electrónicos y estar vinculados al RFC de los contribuyentes, los CFDI son fácilmente rastreables por el SAT. Esto dificulta la emisión de facturas falsas o la omisión de ingresos. La obligatoriedad de emitir CFDI fomenta una mayor transparencia en las transacciones y reduce la posibilidad de realizar operaciones en efectivo sin dejar rastro.
- Información para el SAT: Los datos contenidos en los CFDI permiten al SAT obtener información valiosa sobre la actividad económica del país, los sectores más dinámicos y las tendencias del mercado. Esta información es utilizada para diseñar políticas fiscales y económicas más eficientes y equitativas.
¿Cuáles son los tipos de CFDI?
Con la finalidad de abarcar diversas operaciones, el SAT ha establecido diferentes tipos de CFDI, cada uno con características y usos específicos.
Ingreso:
El comprobante de ingreso es el tipo de CFDI más común y utilizado en México. Este documento fiscal digital certifica la realización de una venta de bienes o servicios, es decir, representa el ingreso de dinero a una empresa o persona física con actividad empresarial.
Ejemplos: Facturas, recibos de honorarios, arrendamientos.
Egreso:
También conocido como nota de crédito, el comprobante de egreso es un tipo de CFDI que se utiliza para documentar la disminución de un ingreso previamente registrado, ya que documenta las salidas de recursos de una empresa (devoluciones, descuentos, cancelaciones). En otras palabras, es como un “descuento” a gran escala que se aplica a una factura ya emitida.
Ejemplo: Notas de crédito.
Traslado:
El comprobante de traslado es un tipo de CFDI diseñado específicamente para documentar el movimiento de mercancías dentro del territorio nacional. Este documento fiscal es fundamental para el sector logístico y de transporte, ya que proporciona un registro detallado del traslado de bienes de un lugar a otro.
Ejemplo: Carta porte.
Nómina:
Este es un tipo especial de CFDI, el comprobante de nómina es diseñado específicamente para documentar el pago del salario y prestaciones a los empleados de una empresa. Es decir, es el recibo de pago digital que los trabajadores reciben por los servicios que prestan.
Ejemplo: Recibo de nómina.
Recepción de Pagos:
El comprobante de recepción de pagos es un tipo de CFDI que se utiliza para documentar de manera formal la recepción de pagos por parte de un contribuyente. Este documento es especialmente útil cuando los pagos se realizan en parcialidades o cuando existe un desfase entre la emisión de la factura y el momento en que se concreta el pago.
Ejemplo: Recibos de pagos parciales.
Retenciones e Información de Pagos:
El comprobante de retenciones e información de pagos es un tipo de CFDI que se utiliza específicamente para documentar las retenciones de impuestos que se realizan al efectuar pagos a terceros, así como para informar sobre ciertos pagos realizados.
Ejemplo: Comprobantes de pagos a proveedores con ISR retenido.
¿Cuáles son los usos del CFDI?
El CFDI ha revolucionado la forma en que se llevan a cabo las transacciones comerciales en México. Su implementación ha traído consigo una serie de beneficios tanto para contribuyentes como para el fisco.
Dentro de los usos del CFDI destacan:
- Documentar operaciones: Cada CFDI registra una transacción específica, ya sea una venta, un pago, una retención de impuestos, entre otros. Esto proporciona un historial detallado de todas las actividades comerciales de una empresa.
- Cumplir con obligaciones fiscales: El CFDI es el documento base para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Se utiliza para determinar la base gravable, calcular impuestos y presentar declaraciones.
- Facilitar la auditoría: Al tener toda la información de las operaciones de manera digital y organizada, las autoridades fiscales pueden realizar una auditoría de manera más eficiente.
- Reducir el uso de papel: La digitalización de los comprobantes ha disminuido significativamente el uso de papel, contribuyendo a la protección del medio ambiente.
- Mejorar la eficiencia: Los procesos contables y administrativos se han vuelto más ágiles gracias a la automatización de la emisión y recepción de CFDI.
- Aumentar la transparencia: La información contenida en los CFDI es pública, lo que promueve la transparencia en las operaciones comerciales.
Requisitos para llenar un CFDI
Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de este Código, deberán contener los siguientes requisitos:
- La clave del RFC de quien los expida y el régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
- El número de folio y el sello digital del SAT, referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 del Código Fiscal, así como el sello digital del contribuyente que lo expide.
- El lugar y fecha de expedición.
- La clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) (visita nuestra calculadora RFC) de la persona a favor de quien se expida.
- La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen.
- El valor unitario consignado en número.
- El importe total consignado en número o letra
- Tratándose de mercancías de importación:
- El número y fecha del documento aduanero, tratándose de ventas de primera mano.
- En importaciones efectuadas a favor de un tercero, el número y fecha del documento aduanero, los conceptos y montos pagados por el contribuyente
- Los contenidos en las disposiciones fiscales, que sean requeridos y dé a conocer el SAT, mediante reglas de carácter general.
Los CFDI que se generen para efectos de amparar la retención de contribuciones deberán contener los requisitos que determine el SAT mediante reglas de carácter general.
En caso de que no reúnan algún requisito de los establecidos en el artículo 29 del Código Fiscal o cuando los datos contenidos en los mismos se plasmen en forma distinta a las disposiciones fiscales, no podrán deducirse o acreditarse fiscalmente.
Requisitos para generar un CFDI
Para emitir los CFDIs, la empresa debe tener vigente la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). También, debe tramitar ante el SAT un Certificado de Sellos Digitales (CSD) que será usado para cada una de las facturas.
El proceso de facturación y certificación (o timbrado de nómina) puede hacerlo el empleador utilizando la aplicación que el SAT pone a disposición de los contribuyentes para certificar CFDI. Esta herramienta está disponible en la página electrónica del SAT y es gratuita. Sin embargo, es un proceso lento y resulta ineficaz para las empresas que emiten muchas facturas electrónicas al mes.
Por esta razón existen los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC), cuya función es precisamente brindar los servicios de emisión y certificación de CFDI a través de un software especializado que hace más ágil y eficiente el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se refleja la liquidación de un empleado en el CFDI de nómina?
La liquidación de un empleado se refleja en el CFDI de nómina como pagos por separación. Esto incluye indemnización, prima de antigüedad, vacaciones no gozadas, entre otros conceptos. Deben especificarse los montos y desglosarse cada concepto correspondiente.
Visita nuestra calculadora liquidación.
¿El proceso de selección de personal incluye la generación de algún CFDI?
No, el proceso de selección de personal no incluye la generación de CFDI. Los CFDI se emiten una vez que el empleado ha sido contratado y se realizan los pagos correspondientes.
¿La prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina y cómo se calcula?
Sí, la prima vacacional debe aparecer en el CFDI de nómina. Se calcula como un porcentaje del salario correspondiente a los días de vacaciones. Generalmente, la prima vacacional es del 25% del salario durante el periodo vacacional.
Puedes consultar a la tabla de vacaciones para confirmar el número de vacaciones que tiene un trabajador por año de trabajo. Y la calculadora prima vacacional para consultar el cálculo de esta prestación.
¿El escritorio virtual IMSS permite la consulta o emisión de CFDI?
No, el escritorio virtual MSS no permite la consulta o emisión de CFDI. El escritorio virtual se utiliza principalmente para gestiones relacionadas con la seguridad social, como consultas de vigencia de derechos y reportes de movimientos afiliatorios.
¿El REPSE afecta la emisión de CFDI para empleados de empresas subcontratistas?
Sí, el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) implica que las empresas subcontratistas deben cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, incluyendo la emisión correcta de CFDI para sus empleados.
¿Se puede utilizar la eFirma para la emisión de CFDI?
Sí, la eFirma se puede utilizar para la emisión de CFDI, ya que garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos fiscales digitales.
¿Qué estipula la Ley Federal del Trabajo (LFT) sobre la emisión de CFDI de nómina?
