Cuando la empresa necesita personal y requerimos contratar nuevo personal, seguimos una estrategia de selección de personal adaptada a cada puesto. Este proceso implica llevar a cabo entrevistas detalladas y recopilar los documentos necesarios de los candidatos, incluyendo aquellos que deseen afiliarse al IMSS.
Una vez que el candidato seleccionado está dispuesto a unirse a nuestra empresa, es esencial llevar a cabo el trámite para afiliarse al IMSS. Este paso es crucial para asegurar el bienestar y la seguridad social de nuestros empleados.
¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?
La afiliación de los empleados consiste en inscribir a los empleados en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Es obligación del patrón inscribirlos en un plazo máximo de 5 días hábiles desde su contratación en la empresa de acuerdo al art. 15 de la Ley del Seguro (LSS).
¿A quién puedo afiliar al IMSS?
Como empresa, puedes afiliar al IMSS a todos tus trabajadores. Esto incluye a empleados de tiempo completo, medio tiempo, por honorarios, así como a tus socios o accionistas que laboran activamente en la empresa.
- Trabajadores asalariados: Personas que realizan una actividad remunerada para un empleador.
- Trabajadores independientes: Personas que trabajan de manera autónoma, sin depender de un empleador específico.
- Asegurados voluntarios: Personas que desean contar con los beneficios del IMSS y deciden afiliarse de manera voluntaria, asumiendo el costo de las cuotas.
- Pensionados: Personas que reciben una pensión y desean mantener su afiliación al IMSS para seguir recibiendo servicios médicos.
- Dependientes económicos: Familiares directos de un asegurado, como cónyuges e hijos, que pueden ser incluidos en la afiliación para recibir beneficios médicos.
- Personas con discapacidad: Aquellas con discapacidad pueden ser afiliadas al IMSS para recibir servicios médicos y, en algunos casos, pensiones por invalidez.
- Trabajadores del hogar: Las personas que trabajan en el hogar, como empleadas domésticas, también pueden ser afiliadas al IMSS.
- Personas en situación migratoria regular: Aquellas personas extranjeras que se encuentran en México de manera legal pueden afiliarse al IMSS.
¿Obligaciones y beneficios por afiliar empleados al IMSS?
Al inscribir a los empleados ante el IMSS, tu patrón, estás obligado a pagar todas las cuotas obrero patronales correspondientes a la seguridad social de tu empleado. Algunos patrones piensan que pagar las cuotas del IMSS tiene un costo muy alto y no afilian a sus trabajadores al IMSS. Aproximadamente, según estadísticas, las cuotas del IMSS elevan el costo de un empleado entre 25 y 30%.
La LSS considera un delito de defraudación cuando los patrones que omitan total o parcialmente el pago de las cuotas obrero patronales. Esta defraudación, dependiendo de la gravedad, puede ser sancionada con hasta 9 años de prisión. Los beneficios son que cumpliendo con el IMSS y las disposiciones fiscales que impone el Sistema de Administración Tributaria (SAT), la nómina es deducible de impuestos.
¿Qué se necesita para afiliarse al IMSS?
El trámite se realiza de la siguiente manera:
- Paso 1. Realizar un pre-registro del empleado en la página electrónica del IMSS. Para poder entrar a realizar los trámites digitales en la página del IMSS es necesario tener tu Clave Única de Registro de Población (CURP) la cual está vinculada al número de patrón registrado anteriormente en el IMSS. También se deberá rellenar en línea la información solicitada sobre el empleado.
- Paso 2. Para finalizar el trámite se deberá acudir a la Subdelegación IMSS u Oficina Auxiliar de Afiliación y Cobranza que te corresponda de acuerdo al domicilio fiscal o del centro de trabajo. Los requisitos para afiliarse al IMSS son llevar impreso y debidamente llenado el formato de Aviso de Inscripción del Trabajador (AFIL -02) descargable de la página del IMSS y la documentación del empleado como su copia de CURP, acta de nacimiento e identificación oficial. Es importante recordar los horarios reducidos de las instancias de gobierno, para evitar sorpresas. El horario de atención es de lunes a viernes de 8:00 a 15:30 horas. Por ello te recomendamos realizar una cita antes de acudir al trámite, de esta manera reduces la espera. Una vez finalizado el trámite anterior, el empleado queda inscrito en el IMSS y tiene derecho a recibir las prestaciones del IMSS y del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
¿Cuál es la documentación para el empleado?
El patrón debe entregar copia de la constancia de afiliación del trabajador en el IMSS con su número asignado. Este es un número único e intransferible. También se conoce Número de Seguridad Social (NSS). EL NSS está conformado por 11 dígitos, de forma siguiente:
- NSS: 23 – 16 – 85 – 0258 – 1
- Los dígitos, 23 corresponden al número de oficina administrativa de afiliación.
- Los siguientes, 16, corresponden al año de afiliación del empleado
- Los siguientes, 85, corresponde al año de nacimiento del empleado
- Los siguientes 4 dígitos, 0258, son asignados por el IMSS
- El último dígito corresponde al dígito verificador.
¿Qué sucede cuando se despide o renuncia un empleado?
Cuando el empleado renuncia voluntaria o se le despide, cualquier alta o baja de personal en la empresa, deberá ser comunicado al IMSS dentro de los 5 días hábiles siguientes.
De igual manera, si el patrón mejora el sueldo y prestaciones del empleado, éste deberá ser comunicado al IMSS dentro de los 5 días hábiles siguientes. Esto se debe a que en función del salario del empleado se constituye el Salario Base de Cotización (SBC) que se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Así que es importante cumplir con las obligaciones como patrón para llevar la fiesta tranquila con el IMSS.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante tener el acta constitutiva al afiliar a un trabajador al IMSS?
El acta constitutiva es un documento esencial que acredita la existencia legal de la empresa. Este documento es necesario al registrar la empresa en el IMSS para que pueda afiliar a sus trabajadores y cumplir con sus obligaciones patronales.
¿Cómo se utiliza la calculadora RFC para la afiliación de un trabajador al IMSS?
La calculadora RFC puede ser útil para verificar y validar el RFC de un trabajador. Este dato es importante para los trámites de alta en el IMSS y otros procesos administrativos relacionados con la seguridad social.
¿Cuál es el papel de recursos humanos en la afiliación de un trabajador al IMSS?
El departamento de recursos humanos es responsable de recopilar y presentar los documentos necesarios, como copias de identificación oficial, comprobante de domicilio y datos personales del trabajador, para completar el proceso de alta en el IMSS.
¿Qué aspectos de la contratación afectan la afiliación al IMSS?
Durante la contratación, el tipos de contrato de trabajo (temporal, indefinido, por obra, etc.) y las condiciones de trabajo (jornada laboral y salario) deben registrarse al dar de alta al trabajador en el IMSS, ya que estos factores influyen en la cotización y en las prestaciones a las que tendrá derecho el trabajador.
¿Cómo influye el derecho laboral en la obligación de afiliar a los trabajadores al IMSS?
El derecho laboral establece que es obligación del empleador inscribir a sus trabajadores al IMSS para garantizarles el acceso a servicios de salud y prestaciones de seguridad social. No cumplir con esta obligación puede resultar en sanciones legales.
¿Cómo se utiliza el escritorio virtual del IMSS para afiliar a un trabajador?
El escritorio virtual IMSS es una herramienta en línea donde los empleadores pueden realizar el alta de sus trabajadores de manera electrónica, gestionar los movimientos afiliatorios y mantener actualizada la información de sus empleados.
¿Por qué es importante conocer las semanas cotizadas al afiliar a un trabajador al IMSS?
Las semanas cotizadas representan el tiempo que un trabajador ha contribuido al IMSS. Tener un registro correcto de las semanas cotizadas es fundamental para que el trabajador pueda acceder a beneficios como pensión y otros servicios de seguridad social en el futuro.
