En un mundo laboral en constante cambio, el tiempo es un bien cada vez más precioso. La eficiencia y la productividad son clave para alcanzar los objetivos marcados en un equipo, pero sabemos que muchas veces se ven obstaculizadas por la falta de organización y planificación.
Como manager de equipos, una de tus responsabilidades es maximizar la productividad de tu equipo, y asegurarte de que cada tarea se complete en el tiempo asignado. Y para ello, la herramienta de time blocking es una necesidad absoluta.
En este artículo hablaremos de la técnica de gestión de tiempo llamada time blocking y cómo impulsarla en tu equipo para garantizar que usan su valioso tiempo de manera efectiva.
¿Qué es el time blocking?
La fórmula del time blocking es priorizar el trabajo correcto en el momento adecuado. Consiste en una técnica de gestión de tiempo que implica dividir el día en bloques de tiempo específicos y asignando tareas durante esos bloques. Incluye programar tiempo para finalizar tareas, reuniones, descansos y cualquier otro compromiso en el trabajo y vida personal.
Esta técnica se basa en dos principios básicos: planificar de forma visual los bloques de tiempo en el calendario para evitar interrupciones o superposición de trabajo y agrupar tareas similares en un único bloque de tiempo. Con el uso de esta herramienta, aseguras que tu equipo se mantenga concentrado en cada tarea hasta completarla antes de avanzar a la siguiente.
Aunque el time blocking puede parecer simple, en la práctica requiere disciplina y organización. Para aprovechar al máximo los beneficios de esta técnica, es importante contar con el compromiso y colaboración de todo el equipo. Por ello, es fundamental que enseñes a tus empleados cómo usarla correctamente para garantizar su efectividad.
¿Qué considerar al implementar el time blocking?
Para implementar esta técnica en la planeación de tus empleados, es esencial comunicarla correctamente. Toma en cuenta los siguientes puntos:
- Identifica las tareas y objetivos: Lo primero que debes hacer es identificar las tareas y los objetivos que tus empleados deben cumplir. Es importante que priorices estas tareas según su importancia y urgencia para determinar cuánto tiempo se asignará a cada tarea.
- Asigna un tiempo específico a cada tarea: Una vez que se han identificado las tareas y objetivos, es importante establecer un horario específico para cada una de ellas. Asigna un rango de tiempo realista para cada tarea, tomando en cuenta su complejidad y la urgencia de la misma.
- Procura el enfoque en las tareas: Una vez que se ha establecido un horario específico para las tareas, es importante enfocarse en completarlas en el bloque de tiempo asignado. Pide a tus empleados que eviten distracciones y se enfoquen completamente en la tarea. Esto permitirá completarlas en tiempo y forma.
- Tomen descansos: Como parte del time blocking, es recomendable tomar pequeños descansos entre tareas. Esto permitirá recargar energía y mantener la concentración. Anímalos a brindarse recompensas por completar las tareas de manera eficiente y efectiva.
- Controlen el progreso y hagan ajustes: Para hacer que el time blocking realmente funcione, es importante controlar el progreso y ajustar el horario si es necesario.
Enfocarse en los objetivos clave permitirá una mejor evaluación de la eficacia de la técnica, lo que posibilita fines de mejora y optimización del horario y la dedicación. En definitiva, esto ayudará a mejorar la productividad de tus empleados, permitiendo aprovechar el tiempo de manera adecuada para alcanzar los objetivos de forma eficiente y eficaz.
¿Qué tareas puedes programar con el time blocking?
La técnica de time blocking se puede aplicar a una amplia variedad de actividades y tareas en tu equipo de trabajo. Algunos ejemplos pueden ser:
- Reuniones: Programar reuniones de equipo con un horario definido para todas las semanas, de este modo se puede organizar mejor el tiempo.
- Actividades de investigación: Asignar bloques de tiempo específicos para la investigación de mercado o de la competencia, lo que permitirá optimizar el tiempo dedicado a estas tareas.
- Tareas de proyectos: programar bloques de tiempo para la realización de tareas específicas dentro de un proyecto.
- Creación o revisión del plan de negocios: Programar un tiempo específico para la creación, revisión y actualización del plan de negocios.
- Respuesta a correos electrónicos: Asignar bloques de tiempo específicos para responder correos de rutina o correos urgentes.
- Actividades de capacitación: Programar horarios específicos para realizar cursos y talleres de capacitación.
¿En qué herramientas puedes apoyarte?
Existen varias herramientas que puedes utilizar para hacer time blocking en tu equipo de trabajo, algunas de ellas son:
- Calendarios digitales: Aplicaciones como Google Calendar, Microsoft Outlook, Apple Calendar permiten crear eventos para cada tarea y asignarles una hora específica. Además, estas aplicaciones permiten compartir el calendario con otros miembros del equipo, lo que puede ser útil para coordinar reuniones.
- Aplicaciones de gestión de tiempo: Existen aplicaciones como Trello, Asana, Monday.com, que te permiten crear tareas y asignarles un tiempo específico. Estas aplicaciones también proporcionan herramientas para la colaboración en equipo, el seguimiento del progreso y la asignación de tareas.
- Métodos tradicionales: Para aquellos que prefieren las formas más tradicionales, se puede usar una agenda o un bloc de notas para programar el horario día a día.
Recuerda seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de tus empleados, sin olvidar considerar sus capacidades y el presupuesto disponible para llevarla a cabo. Lo importante es encontrar la herramienta que facilite la gestión del tiempo y permita una mayor productividad y eficacia.
¿Cuáles son los beneficios del time blocking?
Utilizar esta herramienta tiene muchos beneficios, incluyendo la mejora de la productividad, organización y calidad de los resultados. Además, de que ayuda a reducir los niveles de estrés laboral, ansiedad y mejora la concentración del equipo. Como principales beneficios encontramos:
- Evita la multitarea, aumentando la eficiencia.
- Mejora la concentración al dedicar bloques de tiempo a una sola actividad.
- Aplicable en diferentes áreas de la vida para organizar y controlar mejor todo.
- Equilibra vida laboral, académica y personal asignando tiempo de relajación.
- Método autónomo de organización para gestionar el tiempo de manera efectiva.
Sin bien, aunque esta herramienta implica mucha planificación, es importante ser flexible y estar abierto a ajustes en caso de que surjan imprevistos o emergencias. La capacidad de adaptación es igual de importante que la planificación para hacer que la técnica sea efectiva.
La implementación del time blocking, con el compromiso y colaboración de todo el equipo, permitirá un mejor aprovechamiento del tiempo y una ejecución más eficiente de las tareas, contribuyendo al éxito y crecimiento de tu trabajo en equipo y, por tanto, de tu empresa.
