Aprende a organizar reuniones remotas individuales y de equipo más eficaces y eficientes y mantén a tu equipo mejor conectado.
COVID-19 cambió la forma en la que muchas personas trabajan ahora y la tecnología está jugando un papel muy importante en mantener a los equipos conectados. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de qué tu equipo esté en el nivel de comunicación? ¿Qué puedes hacer para que tus reuniones remotas sean más eficaces y eficientes?
El equipo de Gartner, una marca que emplea, a más de 2,000 personas alrededor del mundo y que en su mayoría trabajan en casa desde hace varios años, comenta que aprendieron mucho sobre cómo trabajar de forma remota, especialmente sobre cómo sobrellevar sus reuniones remotas y hacerlas efectivas.
En este artículo hablaremos sobre cada uno de estos aprendizajes y sus respectivas mejores prácticas.
Antes de continuar, hay que considerar que lo que le funciona a una empresa no necesariamente le funcionará a otra. Hay variables muy importantes que entran en juego como la cultura y las diferencias personales. Mantener contacto con alguien a quién no has visto desde hace mucho tiempo puede influir en hacer más marcadas estas diferencias personales o culturales.
Ahora sí, te mencionamos los consejos que pueden servirte a ti o a tu equipo para que al momento de reunirse aprovechen mejor el tiempo y no sientan que la conversación pudo haber sido reemplazada por un correo.
Dividiremos los consejos por tipo de reuniones:
- Consejos para reuniones remotas generales:
- Considera si realmente se necesita esa reunión. Como mencionamos anteriormente, muchas personas piensan que hay reuniones, ya sean individuales o remotas, que pudieron ser reemplazadas por un simple correo electrónico, otras piensan que las reuniones interfieren con su trabajo real o son improductivas y hasta innecesarias.
- Haz que las reuniones sean cortas. También sería ideal que planifiques que puede que existan distracciones de por medio. En el tema de distracciones están incluidos, entre otros, niños, mascotas, parejas o problemas técnicos.
- Considera duración de reuniones no convencionales. Haz reuniones de 50 minutos en lugar de una hora, o de 20 minutos en lugar de media hora.
- Evita reuniones que incluyan una docena de asistentes o más. Deja atrás la mentalidad de “invitar a todos por si acaso” e invita solo a aquellos dispuestos a trabajar en una tarea específica y procura salir de la reunión con un propósito para que sientas que el tiempo fue bien invertido.
- Evita las reuniones donde solo se centren en hablar de problema. Te aseguramos que te sentirás más productivo si resuelves el problema o sales con alternativas de cómo resolverlo. El tan solo “admirar el problema” donde todos se reúnen para hablar sobre este pero no hacen nada productivo, te causará una sensación de malestar por no haber aprovechado ese tiempo.
- Como líder, ten en cuenta el hecho de que las diferencias culturales se hacen más notorias en situaciones remotas. Especialmente en grandes organizaciones, los líderes de equipos puede que necesiten revisar todo el paradigma de capacitación intercultural si el trabajo desde casa se prolonga.
Tal vez te sentiste identificado con varias de estas situaciones y de ahora en adelante evites tener reuniones. Pero, recuerda que en un entorno remoto estas reuniones son la mejor manera de lograr conexión con el resto del equipo. Solo ten en cuenta cómo aprovechar de mejor manera esta interacción.
- Consejos para reuniones remotas grupales:
- Usa las reuniones de equipo para consolidar relaciones y hacer que las personas hablen. Proporciona un espacio para la comunicación total, donde se tomen decisiones importantes, especialmente, durante este momento de crisis.
- Como líder, tu objetivo en una reunión de equipo no es solo informar. Tu trabajo es hacer que las reuniones del equipo sean lo más valiosas posible, donde se tomen decisiones difíciles, especialmente durante esta pandemia.
- Alienta a las personas a hablar, pero nunca las obligues. Una buena regla es que el líder del equipo no debe hablar más del 50% del tiempo durante la reunión. El otro 50% estará reservado para colaboración, conversación y discusión por parte de los demás miembros del equipo. Si el equipo no está acostumbrado a hablar, intenten cambiar su mecánica. Por ejemplo, alienta a las personas a usar el chat para hacer preguntas o alterna personas que dirijan la reunión. Puedes probar también usando el humor y la informalidad para que la gente hable, pero al igual que las reuniones en persona, no obligues a nadie a hablar.
- Considera agregar un ritual o ceremonia a tus reuniones de equipo, como una forma divertida de comenzar o finalizar una reunión remota. Cualquier forma alegre de comenzar la reunión puede ayudarte a establecer un buen modo de participación por parte de todos.
- Asegúrate de que todos se sientan escuchados y las voces dominantes no inhiban a los introvertidos de tu equipo. Esto es como las reuniones en persona, pero esta situación puede hacerse más notorio en canales de trabajo remotos.
- No te olvides de hacer sentir tu aprecio y motivación a tus gerentes o pares, incluso por más pequeños que sean sus actos.
- Consejos para reuniones remotas individuales:
- Asegúrate de tener reuniones con cada uno de los miembros de tu equipo a menudo. Sería bueno que acuerden cada cuánto serían esas reuniones. Algunos miembros de tu equipo pueden considerar que más de una vez cada dos semanas es invasivo e innecesario, y otras sí necesitan múltiples llamadas por semana. Durante esta época de crisis puede que los empleados necesiten tener más reuniones con sus gerentes para hablar sobre inquietudes pero trata de que sea con una cadencia correcta
- Evita empezar la llamada yendo directo a temas de trabajo. Puede que el trabajo no sea lo que está ocupando precisamente su mente en ese momento, puede que tus colaboradores estén preocupados por la salud de algún familiar, por perder su trabajo u otras cosas. Algo que recomienda un empleado de Gartner es, en lugar de lanzarte a hablar de los negocios como de costumbre, comienza preguntando sobre su salud, luego sobre sus familias y cómo va todo, y solo luego sobre su trabajo.
- Trata de tener más contacto con empleados nuevos. Ten cuenta que el trabajo remoto es más difícil para los nuevos empleados. No tienes la posibilidad de tener encuentros casuales o almuerzos para consolidar nuevas relaciones. Es posible que las personas nuevas necesiten tener más reuniones con sus compañeros de equipo de manera proactiva.
El trabajo remoto puede ser difícil y aún más durante una pandemia. Asegúrate de que tus reuniones de trabajo sean inclusivas, efectivas y estén bien administradas para reducir la frustración y desarrollar una buena conexión con el resto del equipo durante estos tiempos complicados.
No olvides tener en cuenta siempre las diferentes culturas que habitan dentro de un equipo. Trata de ser inclusivo, crear cohesión pero nunca fuerces una relación laboral. Si una reunión en persona es terrible, su versión remota será mucho peor. Por ende en un entorno donde predomina el trabajo remoto, la forma en la que se realizan las reuniones se vuelve crucial para la productividad y la cohesión del equipo.
