Conocer íntegramente la operatividad de tu empresa es esencial para aumentar la productividad, saber administrar recursos y crear grupos de trabajo funcionales. Pero ¿es posible hacerlo cuando una compañía está compuesta por un gran número de empleados? La respuesta es sí, pero se necesitan implementar herramientas de evaluación para lograrlo.
Un análisis de puestos de trabajo es una estrategia que te ayudará a saber qué papel desempeña cada uno de los miembros de tu equipo y cómo lo desempeña. Además, te dará la información adecuada para reclutar al mejor talento y monitorear las funciones y necesidades de cada puesto de tu plantilla.
¿Qué es el análisis de puestos?
El análisis de puestos es un estudio comprensivo de todos los aspectos relevantes de una posición laboral. Estos análisis permiten tener claridad en las actividades que debe desempeñar cada miembro del equipo, el perfil de los candidatos a un puesto e incluso las compensaciones que deben otorgarse a los trabajadores.
Estos análisis generalmente son realizados por los representantes de gestión de personal o del departamento de recursos humanos, en colaboración con los líderes de equipo, ya que son ellos quienes mejor conocen las actividades que debe realizar cada miembro de su departamento y las especificaciones que deben solicitarse al contratar nuevo personal.
¿Para qué sirve el análisis de puestos?
- Definir el lugar del empleado en el organigrama institucional y las relaciones que puede establecer con otros departamentos, el personal que tiene a su cargo o bien sus jefes directos.
- Fijar metas y parámetros de evaluación, que ayudan a que los líderes califiquen el trabajo de los empleados de acuerdo con las exigencias de su puesto.
- Delegar responsabilidades adecuadamente, ya que las especificaciones de un puesto determinan las tareas a desempeñar y las capacidades que cada elemento posee para atender diferentes escenarios.
- Crear rutas de crecimiento profesional para los empleados y saber cuáles son las posibilidades de aprendizaje y el desarrollo de sus capacidades.
- Seleccionar al mejor talento a través de rúbricas claras de requisitos, habilidades deseables y formación esperada para desempeñar una función.
Tipos de análisis de puestos
Existen diferentes formas de elaborar un análisis de puestos, especialmente cuando nos referimos a la función que estos estudios desempeñarán. Puedes llevar a cabo análisis de los tipos que mencionamos a continuación para definir exactamente lo que estás buscando en diferentes áreas o crear un método integral que te permita establecer el perfil ideal de tus colaboradores:
- En tareas y responsabilidades: Determina el tipo de actividades que realizará el empleado en su puesto, su lugar en la organización y el nivel de autoridad que puede asumir al desempeñar sus funciones.
- En competencias y experiencia: Define las habilidades técnicas y los conocimientos que el trabajador debe poseer para realizar sus actividades eficientemente, así como los requisitos de experiencia laboral previos. En algunos casos, puedes no solicitar experiencia, pero en otros esperarás que tengan una buena trayectoria como líderes.
- En fortalezas: Delimita las habilidades blandas que el personal debe poseer para ejercer su puesto, tales como facilidad de comunicación, asertividad, empatía o capacidad creativa.
- En personalidad: Propón algunas características que debería poseer el trabajador para dar un mejor desempeño. Por ejemplo, en los departamentos de atención es deseable que el empleado tenga simpatía, un trato amable y sea claro comunicándose.
Elementos que debe contener una descripción de puestos
- Nombre del cargo
- Objetivo del puesto
- Lugar del trabajador dentro de la organización (departamento, área, posición, etc.)
- Perfil profesional
- Conocimientos y experiencia requeridos
- Actividades a realizar
- Rutas de crecimiento profesional
- Herramientas a utilizar para la ejecución de tareas
Métodos para realizar un análisis de puestos
Como puedes imaginar, un análisis de puesto debe nutrirse de diferentes fuentes de información y reunir datos cuantitativos y cualitativos. Algunos de los métodos y recursos que debes utilizar para hacer tu estudio son:
- Análisis de datos: Consiste en evaluar la información de tus trabajadores actuales y pasados con el fin de encontrar los rasgos comunes que todos poseen para saber qué es lo que beneficia, o no, a tu empresa.
- Entrevistas: Lo mejor que puedes hacer es preguntar a tus empleados cuáles son las funciones que desempeñan realmente y cómo lo hacen. De este modo sabrás qué herramientas dominan, los conocimientos que poseen e incluso los métodos de trabajo que emplean.
- Evaluación de la competencia: Esta estrategia te permite evaluar qué es lo que las demás empresas están buscando con el fin de ofrecer puestos competitivos y atractivos para los candidatos.
- Adecuación a las normativas: En muchos casos es necesario contar con cierta experiencia o conocimientos para desempeñar legalmente un puesto. Revisa las normativas aplicables en tu rubro.
Si te das cuenta, el análisis de puestos de trabajo no solamente debe concentrarse en qué es lo que ya hacen tus trabajadores, sino también en qué es lo que deberían hacer o qué otras habilidades debe poseer alguien para desempeñar el puesto. De este modo realizarás un examen no solo descriptivo de tu plantilla, sino herramientas prescriptivas útiles para la selección de personal y reclutamiento de nuevo personal.
Preguntas frecuentes
¿Qué relación tiene el análisis de puestos con el acta constitutiva de una empresa?
El acta constitutiva establece las actividades y objeto social de una empresa. A partir de ello, el análisis de puestos se alinea con las funciones específicas requeridas para cumplir con dichos objetivos, asegurando que los roles dentro de la organización sean consistentes con la estructura legal y operativa establecida.
¿Cómo impacta el análisis de puestos en el ambiente laboral?
Un análisis claro de los puestos ayuda a definir responsabilidades y expectativas, reduciendo conflictos internos. Esto mejora el ambiente laboral, ya que cada colaborador entiende su rol, las tareas a realizar y cómo contribuye al equipo, fomentando la satisfacción y productividad.
¿Es necesario hacer un análisis de puestos para incluir becarios en una organización?
Sí. El análisis de puestos permite identificar las áreas donde los becarios pueden aportar valor y establecer los objetivos de su aprendizaje. Además, ayuda a evitar situaciones de abuso laboral, garantizando que las tareas asignadas estén alineadas con las actividades formativas indicadas en los convenios de prácticas.
¿Cómo influye el análisis de puestos en los esquemas de compensación?
El análisis de puestos permite determinar la complejidad y responsabilidad de cada rol, lo que es fundamental para establecer una estructura justa de compensaciones y beneficios. Las empresas pueden diseñar escalas salariales más coherentes al basarse en un análisis objetivo de las funciones y competencias requeridas.
¿Cuál es la relación entre el análisis de puestos y los contratos de trabajo?
El contrato de trabajo refleja las obligaciones y derechos del empleado. El análisis de puestos proporciona la base para redactar contratos claros y específicos, detallando funciones, jornadas laborales y expectativas. Así se evitan ambigüedades que puedan derivar en conflictos laborales.
¿Cómo influye el análisis de puestos en el cumplimiento del derecho laboral?
Un análisis exhaustivo garantiza que los puestos cumplan con las normativas laborales vigentes, como la correcta asignación de jornadas, funciones y salarios mínimos. Además, permite que las empresas respeten los derechos laborales de los trabajadores, reduciendo riesgos legales por incumplimiento de obligaciones.
¿Qué papel juega el análisis de puestos en la gestión de vacaciones?
El análisis de puestos ayuda a planificar las vacaciones de manera eficiente, identificando los periodos más adecuados para cada departamento. Esto asegura la continuidad operativa sin afectar la productividad, ya que permite prever sustituciones temporales o redistribución de tareas.
