En el ámbito empresarial, la administración efectiva de los inventarios es vital para asegurar el buen funcionamiento y la rentabilidad. Una herramienta indispensable para esta tarea es el kardex, un sistema que facilita el control detallado de los movimientos de los productos dentro de una empresa.
En este artículo, analizaremos qué es un kardex, su propósito, las diferencias con el inventario, los tipos existentes, y cómo se elabora y utiliza en el entorno empresarial. A través de esta revisión exhaustiva, los lectores podrán comprender mejor la importancia del kardex como una herramienta esencial para la eficiencia y el éxito empresarial.
¿Qué es el kardex?
El kardex es un sistema de registro estructurado que permite llevar un control detallado de los movimientos de inventario en una empresa. Este sistema facilita la administración de la mercancía del almacén al centrarse en las entradas y salidas de productos, lo que a su vez optimiza la toma de decisiones relacionadas con la reposición de stock.
En el kardex se documentan los cambios que sufren los bienes, materias primas o productos, registrando información relevante como la cantidad inicial, las entradas, las salidas y el saldo actual. También puede incluir detalles como fechas de adquisición, proveedores y otros datos pertinentes para la gestión eficiente del inventario y la determinación de costos.
Específicamente, el kardex controla las entradas de mercancía provenientes de compras a proveedores, devoluciones de clientes o la creación de nuevos productos, así como las salidas por ventas, extravíos o robos. En la actualidad, esta labor se ha digitalizado mediante software administrativo que integra el kardex entre sus componentes, mejorando así la precisión y eficiencia del proceso.
¿Para qué sirve el kardex?
El kardex funciona como el cerebro de tu inventario, manteniendo un registro detallado de las entradas y salidas de cada producto, ya sea por compras a proveedores, devoluciones de clientes o la creación de productos nuevos. También vigila las salidas por ventas, extravíos o robos. Esta información crucial te permite conocer la existencia real de cada producto en todo momento. En la era digital, el kardex ha evolucionado, integrándose a software administrativo que lo vuelve más preciso y eficiente.
Sin embargo, el kardex no solo te da información precisa, sino que también te ayuda a tomar decisiones inteligentes para tu negocio. Te permite evitar quedarte sin stock de productos populares o acumular inventario de productos que no se venden. Con un kardex bien llevado, podrás administrar tus recursos de forma eficiente, organizar los movimientos de mercancía y tomar decisiones estratégicas basadas en datos reales.
Diferencia entre kardex e inventario
Tanto el kardex como el inventario son fundamentales para la gestión de existencias. Aunque a menudo se utilizan de manera intercambiable, el kardex y el inventario tienen diferencias significativas:
- Kardex: Es un registro continuo y detallado de cada movimiento de los productos, documentando entradas, salidas y saldos de manera constante. Este registro continuo te permite rastrear el recorrido de un producto dentro de tu negocio, brindando información valiosa sobre patrones de compra, fluctuaciones de demanda y posibles faltantes de stock.
- Inventario: Es el recuento físico o digital de los productos disponibles en un momento específico, generalmente realizado en periodos definidos (mensuales, trimestrales, anuales).
En términos más simples, el inventario es el “qué”: la cantidad actual de tus productos. El kardex es el “por qué” y el “cómo”: explica las razones detrás de los cambios de inventario y los movimientos específicos que experimenta cada producto.
¿Cuáles son los tipos de kardex?
Existen diferentes tipos de kardex que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa. Estas tarjetas no solo ayudan a calcular el costo de venta de cada producto, sino que también proporcionan datos esenciales para evaluar y comparar los resultados de ventas, permitiendo así determinar el margen de ganancia.
A continuación, se presentan los tres principales tipos de kardex:
- Sistema kardex con método promedio ponderado: Este método calcula un precio de venta equitativo al dividir el valor total del inventario de un producto por su cantidad total. De esta manera, todos los artículos tienen el mismo costo unitario, independientemente de las variaciones en el momento de la adquisición o en el costo de compra.
- Sistema kardex con PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas): Este sistema prioriza la salida del almacén de los productos más antiguos en inventario. Es especialmente útil para productos perecederos o con fecha de caducidad, ya que minimiza las pérdidas al asegurar que los productos más antiguos se vendan primero. Beneficia mucho en períodos de inflación económica.
- Sistema kardex con UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas): En este sistema, los productos más recientes en el almacén son los primeros en ser vendidos. Es adecuado para productos que no tienen fecha de caducidad, lo que puede aumentar las utilidades al vender productos adquiridos a precios más bajos. Sin embargo, su uso puede estar restringido en algunos países debido a posibles inconsistencias administrativas.
Estos sistemas de kardex ofrecen diferentes enfoques para la gestión de inventarios y la determinación de costos de ventas, permitiendo a las empresas elegir el que mejor se alinee con sus operaciones y objetivos estratégicos.
¿Qué va en kardex?
El kardex de inventario funciona como un mapa del tesoro para tu stock, revelando en detalle la ubicación y el movimiento de cada producto. Para crear este mapa preciso, es fundamental registrar datos clave que te permitan seguir el rastro de tus productos. Estos datos son como las pistas que te guiarán:
Folio:
Un código único que identifica cada producto, como un número de serie o una combinación de letras y números, para que puedas localizarlo fácilmente en tu inventario.
Producto:
El nombre y las características específicas del artículo, como su material, tamaño o color, para diferenciarlo de otros productos en tu stock.
Referencia de producto (SKU):
Un número de identificación único asignado a cada producto, como un código de barras, para rastrearlo de manera precisa en tu sistema de inventario.
Fecha:
El día, mes y año exactos en los que se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario, para registrar el historial completo de cada producto.
Detalle:
Una descripción del tipo de movimiento que se realiza, ya sea una compra, una venta, una devolución o un ajuste de inventario, para comprender el origen y el destino de cada producto.
Entrada:
Los productos que ingresan a tu inventario, ya sea por compras a proveedores o devoluciones de clientes. Esta sección incluye tres columnas:
- Cantidad: El número de unidades del producto que ingresan.
- Valor unitario: El costo individual de cada unidad del producto.
- Valor total: El costo total de la cantidad de productos que ingresan, calculado multiplicando la cantidad por el valor unitario.
Salida:
Los productos que salen de tu inventario, principalmente por ventas, pero también por pérdidas, robos o daños. Esta sección también incluye tres columnas:
- Cantidad: El número de unidades del producto que salen.
- Valor unitario: El costo individual de cada unidad del producto que sale.
- Valor total: El costo total de la cantidad de productos que salen, calculado multiplicando la cantidad por el valor unitario.
Al registrar estos datos de manera organizada en tu kardex, tendrás una visión completa y actualizada del movimiento de cada producto en tu inventario.
¿Qué es el kardex de empleado?
El kardex de un empleado es un registro detallado y cronológico de toda la información relevante sobre un trabajador dentro de una empresa. Es como un historial laboral completo que documenta desde su ingreso hasta su salida, incluyendo todos los cambios y movimientos que ha experimentado a lo largo de su relación laboral.
El kardex en Runa es un registro de todas las modificaciones que puede tener un empleado en el sistema, podrás encontrar:
- Aumento de salario.
- Fecha de alta, etc.
¿Cómo consulto el kardex de un empleado?
La forma de consultar el kardex de un empleado puede variar dependiendo de la empresa y del sistema de gestión de recursos humanos que utilicen. Para el caso de la plataforma de Runa, estos son los pasos que hay que seguir:
- Dirígete a la pestaña empleados dentro del menú morado del lado izquierdo y selecciona lista.
- Selecciona el empleado del cual quieras ver su información y selecciona la pestaña “Kardex”.
- Podrás visualizar todos los movimientos del empleado.
Ejemplo de kardex
Al ser una herramienta fundamental para la gestión de inventarios, ya que proporciona una visión clara de la existencia de cada artículo en un momento dado. A continuación se presentan algunos ejemplos en diversos escenarios donde se puede utilizar:
Kardex para una papelería:
| Producto | Unidad de medida | Existencias iniciales | Entradas | Salidas | Existencias finales | Costo unitario | Valor total del inventario |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Hojas de papel | Paquetes | 50 | 20 | 35 | 35 | $2 | $70 |
| Bolígrafos | Unidades | 25 | 30 | 22 | 33 | $1 | $33 |
| Cuadernos | Unidades | 15 | 20 | 18 | 17 | $3 | $51 |
Kardex para un taller mecánico:
| Producto | Unidad de medida | Existencias iniciales | Entradas | Salidas | Existencias finales | Costo unitario | Valor total del inventario |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Llantas 17″ | Piezas | 10 | 15 | 8 | 17 | $50 | $850 |
| Aceite para motor | Litros | 20 | 30 | 25 | 15 | $20 | $300 |
| Filtros de aire | Unidades | 15 | 20 | 12 | 23 | $10 | $230 |
Implementación de un sistema kardex
La implementación de un sistema kardex puede ayudar a las empresas a mejorar el control de su inventario, reducir los costos de almacenamiento y evitar la falta de stock. Para implementar un sistema kardex, se debe partir de seleccionar el kardex adecuado según las necesidades del negocio:
Elige el kardex adecuado para tu negocio:
- Kardex físico: Ideal para empezar, usando un cuaderno o hojas de cálculo.
- Kardex valorado: Si necesitas mayor control, utiliza un sistema de valuación de inventario (PEPS, UEPS o Promedio Ponderado).
- Define tu método de valuación: Aplica el método que mejor se adapte a la naturaleza de tus productos.
- Establece un sistema de registro: Elige entre un cuaderno físico o un software de gestión de inventario en línea. Asegúrate de que sea fácil de usar y te permita llevar un registro preciso.
- Capacita a tu equipo: Si tienes empleados, enséñales a usar el kardex correctamente. Esto garantiza la precisión de los registros.
- Revisa y actualiza periódicamente: Revisa y actualiza tu kardex con regularidad para que la información esté siempre al día. Establece un calendario para hacerlo.
Como bonus, puedes integrar el kardex a tu sistema de facturación para automatizar procesos. Igualmente, te puede servir aprovechar herramientas digitales para facilitar la gestión del kardex.
El kardex es una herramienta crucial para la gestión eficiente de inventarios en cualquier empresa. Su capacidad para proporcionar información precisa y actualizada permite a las empresas tomar decisiones informadas, optimizar recursos y mejorar la eficiencia operativa. Con una correcta implementación y mantenimiento, el kardex se convierte en un aliado invaluable en la búsqueda de la excelencia operativa y la satisfacción del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos del kardex se utilizan para evaluar el desempeño de los empleados de una empresa?
Se utilizan datos como la asistencia, puntualidad, productividad y cualquier otra actividad registrada que pueda ser relevante para medir el desempeño individual.
¿Qué información del kardex es relevante para la auditoría de la CONDUSEF?
La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) podría revisar registros financieros y transacciones de cuentas asociadas al kardex para asegurar que se cumplan normativas y se protejan los derechos de los consumidores.
¿Cómo se utiliza en la gestión de recursos humanos para la evaluación de la remuneración de los empleados?
El kardex proporciona registros precisos de las entradas y salidas de recursos humanos (por ejemplo, horas trabajadas, bonificaciones, alguna deducción) que se utilizan para calcular la remuneración justa de los empleados.
¿Cómo el kardex se relaciona con la cultura organizacional de una empresa?
Un kardex bien gestionado refleja la transparencia y el compromiso con las normas y procedimientos dentro de una empresa, lo que puede fortalecer la cultura organizacional de eficiencia y responsabilidad.
¿Cómo el kardex facilita el cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana (NOM) 037?
El kardex proporciona registros detallados que pueden ser auditados para verificar el cumplimiento de las disposiciones de la NOM 037 en cuanto a seguridad e higiene en el trabajo.
¿Qué papel juega el kardex en el proceso de liquidación de un trabajador?
En el proceso de liquidación, el kardex se utiliza para calcular y verificar el tiempo trabajado, las vacaciones acumuladas, las bonificaciones y otras compensaciones que el trabajador tiene por derecho laboral a recibir.
Si quieres conocer acerca de las vacaciones correspondientes para tu equipo de trabajo, checa nuestra tabla de vacaciones y para tener calculos más exactos, usa nuestra calculadora liquidación.
¿Cómo el kardex ayuda en la gestión de prima vacacional y la planificación de recursos durante períodos de ausencia de empleados en una empresa?
El kardex registra la prima vacacional tomada por los empleados, facilitando la planificación de recursos al asegurar que la operación continúe sin problemas durante las ausencias programadas.
Visita nuestra calculadora prima vacacional para mas información.
