Las actas administrativas son herramientas fundamentales en la gestión de recursos humanos y en el manejo de las relaciones laborales en cualquier empresa. Estos documentos juegan un papel crucial en el registro y manejo de situaciones que involucran el incumplimiento de normas o políticas por parte de los trabajadores. En este artículo, explicaremos en detalle qué son las actas administrativas, su importancia jurídica, sus objetivos, su contenido, su valor probatorio y las situaciones más comunes en las que se utilizan. Esta información es esencial para empleadores y trabajadores, ya que proporciona una comprensión clara de los procesos y las implicaciones legales asociadas con estos importantes documentos laborales.
¿Qué es una acta administrativa y qué debe de contener?
La acta administrativa o laboral es un documento de control interno en las empresas que se elabora con la finalidad de señalar, dejar evidencia y/o sancionar hechos en los que el trabajador ha incurrido y que van en contra de la regulación normativa de la empresa como puede ser: La Ley Federal del Trabajo (LFT), contrato colectivo, contrato individual de trabajo, reglamento interno de trabajo o código de conducta establecidos.
La importancia jurídica que tiene este documento es que puede convertirse en una prueba de hechos, en la Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (JFCA), en la que se fundamenten acciones legales de la empresa, dado que, los hechos que se señalan en las mismas pueden contener desde simples omisiones a algunas reglas que requieran acciones correctivas simples, hasta daños importantes en la empresa que deriven en la rescisión del contrato del trabajador.
¿Cuáles son los objetivos de un acta administrativa?
Las actas administrativas cumplen varios propósitos fundamentales en el ámbito laboral. Estos objetivos están diseñados para proteger tanto los intereses de la empresa como el derecho laboral, asegurando un proceso justo y transparente en la documentación de incidentes laborales.
A continuación, se detallan los principales objetivos:
- Señalar y dejar evidencia de las infracciones en las que el trabajador ha incurrido.
- Detallar los hechos ocurridos, señalando fecha, hora y testigos de quienes presenciaron los hechos.
- Determinar las sanciones correctivas necesarias, de acuerdo al reglamento interno de trabajo de la empresa o establecer si existen causales que se establecen en el artículo 47 de la LFT para dar por terminada la relación laboral sin responsabilidad para el patrón (rescisión del contrato individual).
¿Qué debe contener un acta administrativa?
Un acta administrativa bien elaborada debe incluir elementos clave que aseguren su validez y efectividad. La estructura y contenido del acta deben ser claros, precisos y completos.
Los siguientes elementos son esenciales:
- Detalle del momento en que se levanta. Lugar, fecha, hora y personas que se encuentran reunidas junto con el cargo que ocupan dentro de la empresa.
- Descripción de los hechos, junto con el detalle de la regulación establecida en la empresa en que incurrió la omisión.
- Espacio para que el trabajador, de su versión o réplica.
- Espacio para que alguno(s) de los asistentes añadan comentarios relativos al documento que se suscribe.
- Fecha en que se firma.
- Firma de ratificación de los asistentes y testigos de los hechos (por lo menos dos). Los testigos deben ser compañeros de trabajo que hayan presenciado los hechos.
Valor de un acta administrativa en las juntas de conciliación y arbitraje
Ante la junta de conciliación y arbitraje (JFCA), de acuerdo con la jurisprudencia número 19 del Apéndice al Semanario Judicial de la Federación 1917-2000, Tomo V, Materia del Trabajo, página 17, de rubro: “ACTAS ADMINISTRATIVAS. EN INVESTIGACIÓN DE FALTAS DE LOS TRABAJADORES. DEBEN SER RATIFICADAS”, las actas administrativas alcanzan un “valor probatorio” o su “perfeccionamiento”.
Es decir, alcanzan un valor jurídico, cuando son ratificadas por quienes las suscriben. Con esto se da oportunidad a la contraparte de repreguntar a los firmantes y sólo así se alcanza su pleno valor probatorio.
Esto quiere decir que si se ofrece el acta administrativa como un documento probatorio de la rescisión de contrato de un trabajador, su contenido debe ser ratificado ante la junta de conciliación y arbitraje por quienes suscribieron el acta y los testigos, lo cual puede ser desde la confesión expresa del trabajador de los hechos o la ratificación de forma expresa de quienes intervinieron en la misma.
Actas administrativas más comunes
Antes de levantar un acta administrativa debemos revisar si los hechos cometidos por el trabajador quebrantan las siguientes disposiciones legales:
- Artículo 47 de la LFT (Causas de rescisión sin responsabilidad para el patrón)
- Artículo 134 de la LFT (obligaciones de los trabajadores)
- Artículo 135 de la LFT (prohibiciones de los trabajadores)
- Contratos colectivo o individual de trabajo.
- Reglamento interno de trabajo.
- Código de conducta.
De lo anterior se desprende que las actas administrativas más comunes son:
- Ausentismo laboral.
- Desobediencia a órdenes y reglas de seguridad e higiene en la empresa.
- Faltas de probidad u honradez (falta de integridad del trabajador en su trabajo o hurto).
- Acudir al trabajo en estado de ebriedad o bajo el influjo de drogas.
- Violencia laboral y malos tratos en contra del patrón, compañeros o clientes.
- Daños en las instalaciones, seguridad o accidentes derivados de conductas erróneas o descuido por parte del trabajador.
- Abandono de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se relaciona el desempeño del empleado con la necesidad de levantar actas administrativas?
Las actas administrativas son un instrumento formal que documenta el comportamiento o acciones de un empleado que no se ajustan a las normas o reglamentos de la empresa. En este sentido, existe una relación directa entre el desempeño del empleado y la necesidad de levantar actas administrativas.
¿Qué papel juega recursos humanos en el proceso de elaboración y manejo de actas administrativas?
El departamento de recursos humanos juega un papel crucial en el proceso de elaboración y manejo de actas administrativas. Sus funciones principales son:
- Investigar y documentar las faltas: Recopilar información, entrevistar a testigos y elaborar el acta administrativa con los detalles del hecho.
- Notificar al empleado: Informarle por escrito sobre la falta cometida y las posibles consecuencias.
- Brindar oportunidad de descargo: Permitir al empleado presentar su versión de los hechos y ofrecer explicaciones o justificaciones.
- Determinar las acciones correctivas: En conjunto con la dirección de la empresa, decidir las medidas disciplinarias a aplicar, como amonestaciones, suspensiones o despido.
- Registrar y archivar las actas: Mantener un registro histórico de las actas administrativas en el expediente del trabajador.
- Asesorar a la empresa: Brindar apoyo legal y administrativo para garantizar el cumplimiento de los procedimientos y la protección de los derechos tanto del empleado como de la empresa.
¿Cómo influye la cultura organizacional en la frecuencia y el manejo de las actas administrativas?
La cultura organizacional de una empresa tiene un impacto significativo en la frecuencia y el manejo de las actas administrativas. Una cultura positiva, basada en el respeto, la comunicación abierta y la resolución de conflictos no violentos, puede ayudar a prevenir faltas que deriven en actas administrativas.
¿Puede un acta administrativa afectar el cálculo del finiquito o la liquidación de un empleado?
Las actas administrativas pueden tener un impacto en el cálculo del finiquito o liquidación de un empleado, dependiendo de la gravedad de las faltas y las políticas de la empresa.
¿Qué relación existe entre las actas administrativas y la prima de antigüedad?
Las actas administrativas no tienen una relación directa con la prima de antigüedad. La prima de antigüedad es un derecho laboral que se otorga al trabajador por el tiempo que ha laborado en la empresa, y no se ve afectado por faltas o sanciones disciplinarias.
¿Cómo se reflejan las actas administrativas en el expediente laboral o Kardex del empleado?
Las actas administrativas se reflejan en el expediente laboral o Kardex del empleado. Esto significa que quedan registradas como parte de su historial laboral y pueden ser consultadas por futuros empleadores.
¿Pueden las actas administrativas influir en la elaboración de una carta de recomendación futura?
Las actas administrativas pueden influir en la elaboración de una carta de recomendación, especialmente si las faltas documentadas son graves o recurrentes.
¿Cómo se relacionan las actas administrativas con el cumplimiento de normas como la NOM-035 sobre factores de riesgo psicosocial?
Las actas administrativas pueden estar relacionadas con el cumplimiento de la Norma Oficial Mexicana (NOM 035) sobre factores de riesgo psicosocial en el trabajo. Esta norma establece que los empleadores deben implementar medidas para prevenir y atender los riesgos psicosociales en el trabajo, como el estrés laboral, el acoso y la discriminación.
